همانطور که می دانید ثبت سفارش در سامانه وزارت بازرگانی از طریق سیستم مجوز ورود اقلام به کشور انجام می گیرد که از سال ۸۸ تاکنون، سیستم الکترونیکی sabtaresh.tpo.ir جایگزین سیستم قبلی شده و دیگر نیازی به مراجعه حضوری و وارد کردن دستی اطلاعات توسط بازرگانان نیست. البته به نظر می‌رسد یکی از اهداف دولت از ایجاد سیستم ثبت سفارش الکترونیکی کالا ،  به ثبت رساندن آمار و کنترل ضوابط فنی برای کالاهای وارداتی باشد. بنابراین تمامی بازرگانان محترم که دارای کارت بازرگانی هستند (اعم از شخص حقیقی یا حقوقی) می توانند ابتدا در این سامانه ثبت نام کرده و کلمه و رمز عبور خود را دریافت نمایند ، سپس با تایید شدن مشخصات کاربری خود نسبت به انجام تمامی فعالیت های مربوط به ثبت سفارش نظیر افتتاح ،جایگزین، اصلاحیه ،افتتاح از محل تنخواه، کانتینر و حمل در کارتابل خود اقدام نمایند و در نهایت به منظور گرفتن تایید از کارشناسان محترم بازرگانی ، از طریق منوی گذاشته شده مربوطه (پیگیری و ویرایش ) اقدام نمایند. خوشبختانه در بیشتر مواقع این سامانه الکترونیکی به بازرگانان کمک کرده تا با وارد کردن صحیح کلیه اطلاعات پروفرما و دریافت تاییدیه کارشناسان مربوطه و سپس پرداخت اینترنتی از طریق درگاه بانک ملی ، بدون نیاز به مراجعه حضوری و به صورت خودکار  ثبت سفارششان، به بانک عامل و گمرکات اجرائی (با توجه به نوع ثبت سفارش) ارسال شود. بیانات و تقریراتی که شما در خصوص ثبت سفارش در سامانه آنلاین نام برده شده وارد می کنید می بایست شامل اطلاعات محصول،کشور مبدا، تولید کننده خارجی و شرکت کشتیرانی خارجی، گیرنده، مقدار و ارزش کالاهای وارداتی و  همچنین توضیحات مناسب آنها باشد که تمامی این توضیحات و اظهارات باید با توجه به مجموعه ای از قوانین و مقررات خاص که توسط گمرک صادر شده است، باشند. اسناد و مدارک زیادی در تجارت بین‌المللی وجود دارد، برخی از این اسناد شامل اسناد تجاری، اسناد مالی، اسناد حمل و نقل، اسناد بیمه و دیگر اسناد می شود. بنابراین در هنگام ثبت سفارش ، ممکن است اسناد و اطلاعات زیادی نظیر مشخصات کامل کالای تجاری ، حمل و نقل، بیمه کالا و تامین مالی نیاز به بررسی داشته باشند. پس درک نقش هر سند  و الزامات آن  توسط واردکننده و صادرکننده در تجارت بین‌المللی مهم است.