مزایای انتخاب یک ساعت حضور و غیاب مناسب و به روز

ثبت تردد افراد در گذشته توسط دستگاه های قدیمی که از کارت های پانچی استفاده می کردند، صورت می گرفت. در این دستگاه ها امکان تقلب وجود داشت، به طوری که هر کارمندی می توانست به راحتی به جای کارمندان دیگر آن را پانچ نماید. اما با استفاده از سیستم های حضور و غیاب کنونی، دیگر امکان خطا و یا تقلب در ثبت زمان ورود و خروج کارمندان وجود ندارد. چرا که امروزه اغلب دستگاه های حضور و غیاب مبتنی بر وب جهت تایید کارمند، به ارائه یک شناسه منحصر به فرد نظیر اجزای بیومتریک نیاز دارند که این امر امکان ثبت اطلاعات نادرست در این دستگاه ها را به صفر رسانده است. یکی دیگر از اهداف مهم سیستم های حضور و غیاب امروزی انجام محاسبات حقوق و دستمزد کارمندان به صورت کاملا خودکار است که منجر به سرعت بخشیدن به فرآیندهای محاسبه ای دقیق و بدون خطا می شود. استفاده از ساعت های حضور و غیاب جدید برای سازمان های دارای تعداد پرسنل بالا توصیه می شود زیرا قابلیت های پیشرفته این دستگاه ها در یکپارچه سازی سازمان، نظم کارمندان و بهبود عملکرد آنها بسیار موثر است.

انواع متدهای به کار برده شده در ساعت های حضور و غیاب

همانطور که در ابتدا گفته شد، امروزه متدهای گوناگونی در دستگاه های حضور و غیاب به کار می رود. دستگاه های جدید  مبتنی بر وب هستند و در نتیجه از ارتباطات شبکه ای به منظور همزمان سازی داده ها میان نرم افزار حضور و غیاب و چندین دستگاه حضور و غیاب دیگر و یا دستگاه صدور ژتون بهره می برند. دستگاه های حضور و غیاب تحت وب جهت تایید هویت افراد از روش های قدیمی تر مثل رمز عبور و کارت و یا در مدل های جدیدتر از ویژگی های بیومتریک نظیر اثرانگشت، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه و … استفاده می کنند. به کارگیری عناصر بیومتریک منحصر به فرد در شناسایی و ثبت تردد پرسنل تاثیر قابل توجهی در افزایش بازدهی کسب و کارهای بزرگ داشته است. در ادامه در خصوص شاخص های مهمی که باید در هنگام انتخاب یک ساعتِ حضور و غیاب مناسب به آن توجه نمایید می پردازیم.

• توجه به نوع ساعت حضور و غیاب

شما به عنوان مدیر سازمان در اولین قدم برای خرید یک ساعتِ حضور و غیاب مناسب باید به میزان اهمیت امنیت و حضور کارکنان در محل کار توجه نمایید. به طور کلی ساعت های حضور و غیاب به دو دسته بدون تماس (کارتی) و دستگاه های بیومتریکی تقسیم بندی می شوند. در برخی از دستگاه ها نیز از هر دو تکنولوژی استفاده شده است. هر کدام از این دستگاه های ویژگی های مختص به خود را دارند که باید با آگاهی کامل از این ویژگی ها و همچنین با نظر گرفتن نیاز سازمان بهترین نوع آن را انتخاب کرد.

• توجه به مکان و محیط کار

یکی دیگر از عوامل تاثیر گذار در خرید ساعت حضور و غیاب مکان و محیط کار است. مثلا در صورتی که سازمان شما دارای مساحت زیادی است و از چندین بخش مختلف تشکیل شده است، جهت  سهولت در ساعت زنی  می توانید به طور همزمان از چندین دستگاه حضور و غیاب استفاده نمایید. البته استفاده از یک ساعت حضور و غیاب و نصب آن در محلی مناسب و در دسترس همگان نیز امکان پذیر است. از طرف دیگر شرایط آب و هوایی محیط کار هم در انتخاب نوع دستگاه مهم است. برای مثال برخی از ساعت های حضور و غیاب دارای استانداردهای ویژه برای نصب در محل های بیرون از سازمان و در هوای پر از گرد و غبار و رطوبت هستند و به این ترتیب هیچ گونه نگرانی برای آسیب و یا افت کیفیت و کارایی آنها در این محیط ها وجود ندارد. شایان ذکر است از آنجایی که برای کسب و کارهایی که با اجزای فیزیکی انسان نظیر دست ها سروکار دارند مثل بیمارستان ها و یا کارگاه های چوب ، استفاده از سنسور اثر انگشت در این دستگاه ها می تواند منجر به انتقال بیماری و یا آلودگی گردد، بنابراین در این گونه از محیط های کاری نوع دیگری از ساعت حضور و غیاب نظیر دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره پیشنهاد می گردد.

• توجه به تعداد پرسنل

توجه به تعداد پرسنل از مهم ترین موارد برای خرید یک ساعتِ حضور و غیاب مناسب است. برای مثال برای محیط کاری  با تعداد پرسنل بالای ۵۰۰ نفر، انتخاب دستگاه حضور و غیاب پیشرفته با مشخصات فنی و سرعت پردازنده بالا بسیار اهمیت دارد. اما در صورتی که تعداد پرسنل از ۵۰ نفر کمتر باشد، خرید دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی و کارتی ساده نیز کفایت می کند.

• توجه به قیمت ساعت حضور و غیاب

برای مدیریت برخی از سازمان ها قیمت ساعت حضور و غیاب یکی از ملاک های اصلی برای خرید آن است. معمولا دستگاه های حضور و غیاب کارتی نسبت به دیگر انواع دستگاه های حضور و غیاب از قیمت پایین تری برخوردار هستند. دستگاه های بیومتریک نیز با توجه به ویژگی بیولوژیکی استفاده شده در آنها برای ثبت تردد افراد. قیمت های متفاوتی دارند. علاوه بر این مولفه های دیگری نظیر ظرفیت تعداد ترددها، تعداد اثر انگشت، تعداد چهره و سرعت پردازنده در قیمت گذاری این دستگاه ها تاثیرگذار است.

• توجه به ظرفیت تعداد تردد و تعداد پرسنل

در بخش قبلی گفتیم که ظرفیت نگهداری تعداد ترددها و تعداد پرسنل بر روی نوع و قیمت این دستگاه ها تاثیر گذار است. در این بخش با ذکر یک مثال ساده اهمیت این موضوع را نشان می دهیم: فرض کنید یک سازمان دارای ۱۰۰ نفر پرسنل است که هر پرسنل به طور میانگین روزانه ۴ بار اقدام به کارت زنی می نماید. در این صورت این سازمان هر روز ۴۰۰ تردد را ثبت می نماید. بنابراین حداقل ظرفیت مورد نیاز برای ساعت حضور و غیاب جهت ثبت تردد ماهانه پرسنل با احتساب ۳۱ روز، باید۱۲,۴۰۰ باشد.

• توجه به درگاه های ارتباطی به کار رفته در ساعت حضور و غیاب

برای تهیه گزارش ماهانه کارکرد پرسنل و همچنین محاسبه حقوق و دستمزد باید داده های موجود بر روی دستگاه حضور و غیاب به سیستمی که نرم افزار حضور و غیاب ( تحت وب یا ویندوز) بر روی آن نصب شده است انتقال گردد. جهت این انتقال نیاز به برقراری ارتباط میان این دو بخش است که توسط درگاه های مختلفی نظیر RS485, RS232 , SD Card , USB Wi-Fi , LAN امکان پذیر می شود. در ادامه به معرفی رایج ترین آنها می پردازیم.

• Wi-Fi: مدیران سازمان ها با استفاده از Wi-Fi در ساعت حضور غیاب، می توانند به صورت آنلاین با سرور ارتباط برقرار کرده و اطلاعات دستگاه را منتقل نمایند.
• LAN: از این روش انتقال داده ها برای ساختمان ها و یا شرکت های کوچک استفاده می شود.
• USB: با استفاده از USB می توان به صورت آفلاین و بدون نیاز به اتصال به شبکه، اطلاعات تردد موجود در دستگاه را از طریق حافظه فلش منتقل کرد.
• SD Card: استفاده از SD Card نیز همانند استفاده از USB برای منتقل کردن آفلاین اطلاعات تردد استفاده می شود.

• توجه به خدمات پس از فروش شرکت ارائه دهنده ساعت حضور و غیاب

پشتیبانی و خدمات پس از فروش در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب بسیار مهم است. شرکت های ارائه دهنده این تکنولوژی برای جلب رضایت مشتریان خود همواره با روش های مختلفی نظیر پشتیبانی آنلاین و دسترسی از راه دور و یا حضور کارشناسان در محل راه اندازی دستگاه، پاسخگوی نیازهای آنها بوده اند. علاوه بر این برخی از آنها با ارائه کلاس ها و ویدئوهای آموزشی مفید نکات لازم برای استفاده صحیح از امکانات ساعتِ حضور وغیاب را آموزش می دهند.